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C'est quoi une réceptionniste virtuelle?
LES AVANTAGES DES RÉCEPTIONNISTES VIRTUELS
Les entreprises sont souvent confrontées à un grand volume d'appels chaque jour, nécessitant des ressources importantes pour le service clientèle. Un système de réponse vocale interactive (RVI) peut réduire ce volume d'appels sans compromettre le niveau élevé de service attendu par les clients.
À la pointe de la technologie téléphonique, le RVI permet aux clients d'interagir avec un système informatique en appuyant sur des touches sur leur téléphone ou en utilisant la voix. Le système reconnaît ces commandes et peut fournir des informations en conséquence, telles que des réponses à des questions fréquentes, des soldes de compte et les heures d'ouverture.
LES AVANTAGES DES RVI DANS LES GRANDES ENTREPRISES
Les grandes entreprises ont été parmi les premières à adopter la technologie RVI, reconnaissant sa capacité à offrir un service 24 heures sur 24 et à réduire le volume d'appels.
Par exemple, la société de soins de santé "Executive Health Resources" a constaté qu'en utilisant la réponse vocale interactive, elle pouvait offrir aux appelants la possibilité de choisir entre un rappel ultérieur ou d'être mis en relation avec un médecin-conseil qualifié lorsqu'ils appelaient pour des conseils sur des questions de conformité. Cette solution RVI leur a permis de répondre aux demandes de leurs clients dans un délai de 24 heures, couvrant plus de 2300 hôpitaux et systèmes de santé.
De même, le groupe de journaux "Scripps Newspaper Group" a adopté le RVI pour gérer les appels de plaintes et pour informer sur les débuts et les fins de vacances dans plusieurs de leurs bureaux à travers les États-Unis. En utilisant le RVI, la société a réussi à traiter 10 000 appels par jour dans plusieurs bureaux. Scripps estime que ce changement lui permettra d'économiser 1,5 million de dollars chaque année.
LES AVANTAGES DE LA TECHNOLOGIE RVI POUR LES PETITES ENTREPRISES
La technologie RVI s'est révélée particulièrement bénéfique pour les petites entreprises, leur permettant de rivaliser sur un pied d'égalité avec des concurrents plus importants. En traitant un grand nombre d'appels, le RVI permet aux petites entreprises de fonctionner avec moins d'employés, ce qui leur permet d'économiser des ressources tout en se développant.
Par exemple, le service de conciergerie "Lifebooker.com" utilise le RVI pour gérer plus de 200 appels de confirmation par jour. Ce site Web, spécialisé dans la réservation de rendez-vous pour des spas, a constaté que le RVI non seulement automatisait le processus d'envoi de réservations aux spas, mais offrait également la flexibilité nécessaire pour accompagner la croissance de l'entreprise.
LES AVANTAGES DE L'UTILISATION DU RVI
Les entreprises recevant un volume élevé d'appels de clients peuvent avoir du mal à suivre l'expansion de leur activité.
Un RVI peut prendre en charge les appels de base en répondant aux questions courantes et en redirigeant les clients vers les services appropriés. Cela permet aux entreprises de réduire le nombre d'employés affectés à la réponse téléphonique quotidienne.
En plus des économies de coûts, les entreprises peuvent offrir une assistance immédiate aux clients à des heures qui leur conviennent le mieux. Que ce soit pendant le week-end ou en soirée, un RVI peut répondre à de nombreuses questions, permettant ainsi aux clients d'obtenir de l'aide sans attendre les heures d'ouverture du service client.
INCONVÉNIENTS POTENTIELS
Une plainte courante concernant tout réceptionniste virtuel est que les clients peuvent se perdre dans les différentes options proposées. À mesure que l'entreprise grandit, le système téléphonique peut devenir plus complexe, obligeant les clients à naviguer dans une longue liste d'options.
De plus, bien que le logiciel de reconnaissance vocale soit sophistiqué, il peut parfois être frustrant pour les utilisateurs. Si un client rencontre des difficultés à être compris par le système à plusieurs reprises, il souhaitera probablement parler à un téléphoniste humain. Il est donc important de prévoir cette option pour assurer la satisfaction client.
CHOISIR LE BON SYSTÈME
Trouver le système téléphonique parfaitement adapté à vos besoins peut être un processus difficile et chronophage. Que vous recherchiez une solution innovante hébergée par VoIP ou quelque chose de plus adapté à votre secteur d'activité ou à vos exigences spécifiques, laissez-nous vous guider à travers quelques options proposées par les fournisseurs les plus populaires.
UN SYSTÈME INNOVANT
Les petites entreprises constatent souvent que les systèmes innovants fonctionnent très bien pour elles. De nombreuses entreprises proposent ce type de forfaits et il est relativement simple d'estimer vos coûts, car vous savez exactement ce qui est inclus dans l'accord. Les frais d'installation varient en fonction de facteurs tels que la longueur du câblage nécessaire et la facilité d'accès.
SOLUTION PERSONNALISÉE
Les grandes entreprises ont généralement plus de chances de trouver une solution parfaitement adaptée à leurs besoins, car elles peuvent configurer le système pour répondre précisément à leurs exigences spécifiques. Une fois que vous avez identifié les systèmes et options dont vous avez besoin, comparez toujours les prix entre les fournisseurs pour obtenir le meilleur forfait possible.
N'oubliez pas de vérifier attentivement les clauses et conditions concernant les délais d'intervention en cas de panne de votre système, le support technique et la prise en charge des éléments tels que les pièces de rechange inclus dans le forfait.
